Ny tilgang til strukturering af arbejdsprocesser

Da energikonsulent Peter Sarka i 2017 blev ansat i Lolland Kommune, var et af hans ansvarsområder energioptimering af kommunens cirka 600 bygninger. Det fik ham til at lede efter nye måder at strukturere det interne samarbejde på. Første skridt blev at tage en uddannelse i energiledelse baseret på standarden ISO 50001.

Med en baggrund som ingeniør var Peter vant til at analysere store datamængder og bruge resultaterne som strategisk beslutningsgrundlag. Da energioptimering samtidig forudsætter samarbejde på tværs af mange organisatoriske og faglige skel, havde han behov for at strukturere arbejdsprocesserne på en ny måde – og det er netop, hvad energiledelse handler om. 

Ledelsen sagde ja med det samme

I samarbejde med energirådgivere fra SEAS-NVE og Ingeniørteam besluttede Lolland Kommune at indføre energiledelse i en form, der lægger sig tæt op ad ISO 50001 – inklusiv årlige auditeringer, selvom der ikke er tale om en officiel certificering.

Forslaget blev fra starten mødt med stor velvilje fra både direktionen og organisationen som helhed. Det passede godt til de store ambitioner, vi har på energiområdet. Så spørgsmålet var ikke, om vi skulle gå den vej eller ej, men hvor hurtigt vi kunne komme i luften.", siger Peter Sarka.

Årshjul skaber effektive arbejdsproces

Mange af de delprocesser, som defineres i ISO 50001, udførte Lolland Kommune i forvejen. Det er i højere grad standardens cirkulære og tværfaglige struktur, der skaber værdi og nye muligheder.

De rette indsatsområder, strategier, energipolitikker, målsætninger og metoder til vurdering af resultater er nu forankret i et klart defineret årshjul, som understøttes af en række organisatoriske ændringer. 

Som ISO 50001 foreskriver, har kommunen nu et centralt energiteam med repræsentanter fra flere afdelinger, og det har medført store kommunikative fordele. Peter fortæller, hvordan det tværfaglige energiteam kan skabe meget større ringe i vandet i en organisation så stor som Lolland Kommune end han nogensinde selv ville kunne:

"Allerede nu ved langt flere af vores kolleger, hvilke retninger vi arbejder i, hvorfor vi gør det og hvordan. Folk ved også, hvor de skal gå hen med nye idéer, og at det nytter at bringe dem på banen. Det er mit klare indtryk, at det har fået flere til at tænke i energioptimering. Vi får betydeligt flere forslag end før, fordi vi har skabt en kanal for dem."

Lettere at multitaske

En anden fordel ved energiledelse er, at det er blevet lettere for Peter Sarka at strukturere sin tid mellem forskellige ansvarsområder. Da han har mange andre opgaver, kan han ikke bruge al sin tid på bygningsoptimering:

"Efter stort set alle processer har fået plads i årshjulet, er det blevet lettere at gå til og fra arbejdet, selvom det involverer mange deltagere og data. Når jeg kommer tilbage, skal jeg ikke bruge en masse tid på at samle trådene igen. De forbliver samlede, og styringen kan hurtigt genoptages."

Webtool samler og vidensdeler

På datasiden har kommunen implementeret et webtool til opsamling, deling og vedligeholdelse af de mange data, der knytter sig til energioptimeringen. Det kan tilgås og opdateres af alle relevante medarbejdere. På nuværende tidspunkt ser Peter Sarka det dog mere som et støtteværktøj end en decideret samarbejdsplatform.

"Indtil videre bruger vi løsningen til at registrere og holde status på igangværende projekter. Det er også stedet, hvor vi opsamler alle nye idéer og evaluerer på dem en gang om året", siger Peter Sarka.

Vi ved, vores driftsfolk er glade for at arbejde med energiledelse, fordi det på nogle områder giver dem tydeligere retningslinjer at arbejde efter".

God konsulenthjælp halverede tidsforbruget

Implementeringen af energiledelse i Lolland Kommune er foregået i tæt samarbejde med energirådgivningsvirksomhederne SEAS-NVE og Ingeniørteam. Det har i Peter Sarkas vurdering gjort processen langt hurtigere:

"Tid er uden tvivl vores største udfordring. Derfor har det været en kæmpe fordel for os at have erfarne folk med på vognen. Havde vi ikke benyttet os af ekstern hjælp, tror jeg kun, vi var kommet halvt så langt."